Bielefelds Verwaltung setzt auf digitale Akten – und revolutioniert die Arbeit
Mia Albrecht
Bielefelds Verwaltung setzt auf digitale Akten – und revolutioniert die Arbeit
Bielefeld hat seine Stadtverwaltung durch den Umstieg auf ein vollständig digitales System grundlegend modernisiert. Den Wandel startete die Stadt bereits 2017 mit der Einführung der E-Government-Plattform nscale des Anbieters Ceyoniq, die papierbasierte Akten und den klassischen Postverkehr ersetzen sollte. Ziel war es, ein einheitliches, sicheres E-Akten-System für alle Behörden und Ämter zu schaffen.
Das Projekt begann mit einer Pilotphase, die bis 2020 lief. Nach einer Zwischenbilanz passte die Stadt ihre Strategie an, um die Einführung zu beschleunigen – nicht zuletzt, weil die COVID-19-Pandemie den Bedarf an digitalen Lösungen deutlich machte. Statt sich auf die Anbindung spezialisierter Anwendungen zu konzentrieren, priorisierten die Verantwortlichen die flächendeckende Verfügbarkeit des E-Akten-Systems für möglichst viele Fachbereiche.
Die neue Plattform ermöglicht es Verwaltungsmitarbeitenden, Dokumente und Arbeitsabläufe deutlich effizienter zu verwalten. Digitale Aktenschränke speichern die Unterlagen, auf die berechtigte Beschäftigte aus verschiedenen Einheiten zugreifen können. Bisher haben 23 Behörden und kommunale Unternehmen das System vollständig eingeführt, während andere im Rahmen separater Teilprojekte migriert werden.
Bielefelds E-Akten-System funktioniert als "standardisierte Akte" mit flexiblen Verschlagwortungsoptionen. Dadurch kann jede Abteilung ihre Dateien nach eigenen Anforderungen strukturieren. Die Umstellung hat langsame, manuelle Arbeitsschritte bei der Aktenbearbeitung abgeschafft, Bearbeitungszeiten verkürzt und den Arbeitsalltag spürbar verbessert.
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Die Digitalisierung hat die Abläufe in zahlreichen Stadtverwaltungen bereits beschleunigt. Da weitere Ämter noch in der Umstellungsphase sind, wächst das System kontinuierlich weiter. Der Verzicht auf Papierakten markiert einen langfristigen Wandel in der Art und Weise, wie die Bielefelder Verwaltung Informationen handhabt.
